Unificacion de Calendarios de Outlook; Combinacion o Merge {HOWTO}

He recibido un par de preguntas acerca de los calendarios de Exchange y si había alguna aplicación que brindara la opción de hacer un merge de varios calendarios en uno.

Una solución, practica y gratis a este deseo es configurar alguna de las características útiles de calendario para las personas con varios calendarios, que posee nuestro Outlook 2007.

En estos días, no es raro que las personas tengan múltiples calendarios. Es posible que tenga uno para la familia, equipos deportivos, escuelas, organizaciones o grupos de trabajo.

Por ejemplo, actualmente podemos ver los calendarios de otro usuario de lado a lado; como podemos ver en el siguiente screenshoot.

Outlook01 

El inconveniente de esto es que puede ser difícil de detectar diferencias. Con Outlook 2007, tenemos la posibilidad se hacer una superposición, o incluso combinar múltiples calendarios de Outlook. Cada calendario tiene su propia solapa, pero el código de color en la vista consolidada revela mejor los conflictos y oportunidades.

Cómo configurar la superposición de calendarios de Outlook:

  1. Abrimos el Outlook
  2. Hacemos un clic en el Calendario del panel de navegación.
  3. Comprobamos tener dos o más calendarios, simultaneos.
  4. Hacemos clic con el botón derecho en uno de los calendarios, y seleccionamos “Ver en modo superpuesto” de menú.
    Outlook02

El resultado de esta vista seria el siguiente:

Outlook05

Importando y Exportando calendarios de Outlook (haciendo un Merge)

A veces, quiero combinar dos calendarios de Outlook. Una razón es que algunos programas de sincronización no sincronizan varios calendarios en mi teléfono smartphone. Otra razón es algunos calendarios son de "sólo lectura" y no puede editar la información.

Microsoft Outlook no proporciona una opción de menú que haga un merge o combine calendarios. La solución es exportar el calendario secundario e importarlo en el calendario principal. Este proceso funciona bien para los calendarios que crees, pero debemos verificar que ninguno de los calendarios sea "calendarios de Internet" o "calendarios publicados". Eliminando los calendarios compartidos tendremos un impacto en las actualizaciones.

Podemos verificar si tenemos alguno de estos tipos de calendario, en Archivo | Administracion de Archivos de datos… Ahi encontraremos solapas para cada uno de estos elementos.

Outlook03

    Para exportar un Calendario de Outlook

    1. En el menú Archivo, seleccionamos Importar y Exportar
    2. En el Asistente para importar y exportar, seleccionamos Exportar a un archivo, y hacemos un clic en Siguiente
    3. En la exportación a un panel de archivos, seleccionamos ”Valores separados por comas (DOS)”, y hacemos clic en Siguiente
      Outlook04
    4. En “Seleccione la carpeta que desea exportar”, seleccionamos su archivo de calendario secundario. Se puede mostrar en un área diferente, como calendarios de Internet. Hacemos clic en Siguiente
    5. Anotamos el nombre de archivo exportado y la ruta, y hacemos clic en Siguiente y luego en Finalizar

    Este es el proceso de exportación de un calendario secundario a un archivo CSV. La parte que faltaría seria la importación de este archivo en el calendario principal, que es un proceso similar, pero inverso.

    Para importar un archivo en su principal Calendario de Outlook

    1. En el menú Archivo, seleccionamos Importar y Exportar
    2. En el Asistente para importar y exportar, seleccionamos “Importar de otro programa o archivo”, y hacemos clic en Siguiente
    3. Seleccionamos el tipo de archivo a importar desde el panel, en nuestro caso “Valores separados por comas (DOS)” , y hacemos clic en Siguiente y seleccionamos el archivo que previamente creamos.
    4. En las opciones de: sección, seleccionamos las opciones que se adapten a nuestras necesidades, y hacemos clic en Siguiente
    5. Seleccionamos el destino de este archivo y hacemos clic en Siguiente. Y confirmamos el procedimiento haciendo clic en Finalizar.

    Espero que les sea de utilidad. Saludos, Roberto Di Lello.

    Roberto Di Lello

    Acerca del autor: Roberto Di Lello

    Hola, soy Roberto Di Lello trabajo como Consultor Senior en Infraestructura, especializado en Tecnologias Microsoft con mas de 25 años en la industria. He sido galardonado como MS-MVP en Active Directory-Enterprise Mobility por 10 años, y actualmente soy MVP Windows Insider, ademas de poseer otras certificaciones de Microsoft. He trabajado en distintos projectos que involucran Migraciones, Implementaciones, y soporte de Active Directory y Microsoft Exchange, y en los ultimos años me he desempeñado armando equipos de trabajo para diferentes paises y areas de sistemas, he planificado a distintas migraciones a datacenters (ambiente cloud y mixtos). He tenido la oportunidad de participar como miembro del staff de Microsoft en eventos internacionales como ser TechEd NorteAmerica y MS Ignite (NA) al ser Trainer Certificado por Microsoft (MCT).

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    46 Comments

    1. Roberto,

      Tengo una consulta para ti, mi superior me ha pedido ver los email de ciertos usuarios ya que al parecer estan haciendo mal uso del correo corporativo. El problema (para mi) es que quieren ver los email directo desde el exchange ya sea atravez de un scrip o algun comando en el shell del exchange.

      Desearia saber si se puedo hacer lo que te comente, si se puede me podrias dar una idea de como hacerlo.

      Gracias de antemano.

      PD: Felicidades por tu blog.


      ƒ€®N@NDØ

    2. Fernando, lo que puedes hacer es modificar los permisos en el Exchange para que el usuario del gerente pueda ver los mails del usuario desde su propio cliente. Ósea abrir el buzón de otro usuario.

      Que versión de Exchange tenes? 2007?

      Disculpa la tardanza pero estuve medio complicado con el cierre de año. Muchas gracias por participar en el blog, comentarios asi ayudan a seguir adelante.

      Best Regards | Saludos

    3. Hola Roberto, antes que nada gracias por la info que muestras en tu Blog, la cual me ha sido de gran ayuda.

      Tengo una consulta para ti, resulta que en la empresa tenemos dos unidades de negocio a las cuales les hemos contratado un dominio independiente en Internet, por lo tal casi todos los empleados manejamos dos cuentas de correo, el problema es que uno de estos dominios está alojado en el exchange 2007 de nuestros servidores aqui en la empresa y el otro reside en un servidor externo contratado a una empresa X por lo que al confgurar el Outlook 2007 tenemos una cuenta de Exchange y una POP en la misma pantalla, el problema viene cuando vemos el calendario y nos damos cuenta que contamos con dos calendarios diferentes y al momento de generar un cita y solicitar la confirmación de los participantes Outlook no te deja seleccionar de que dominio quieres que se mande la cita por ende comemetemos el error de solicitarlas con el dominio equivicado lo cual no se ve nada bien ante un cliente.

      Yo he pensado en dos soluciones:
      1.- Unificar los calendarios y establecer como predeterminado el de la unidad de negocio que mas utilize, pero esto no resuelve del todo mi problema.
      2.-Mover de perfil una de las cuentas de correo y entonces si tener un perfil para cada unidad de negocio, el problema aqui es que el srmatphone de mis directores solo se va a sincronizar con uno de los perfiles y por ende no obtendra las citas del otro perfil.

      Podrias orientarme sobre que solucion darle a esta situación?

      De antemano muchas gracias.

    4. Existe alguna restriccion para tener varios calendarios en el outlook ya sea 2007/outlook 2003 en el buzon de exchane del usuario (exchange 2007)

    5. Moises, gracias por participar del blog. Te pido disculpas por la demora pero me habia quedado colgado tu comentario.

      Te cuento que para resolver eso, utilice un soft de terceros que sincronizan varios calendarios. Por ejemplo, http://www.synchpst.com/

      Igualmente voy a preguntarle a un conocido que trabaja con smartphones, a ver como solucionan ellos el problema.

      Despues te cuento que me respondieron. Saludos.

    6. Roberto, buenas tardes
      te molesto ya que en la empresa donde trabajo estamos tratando de migrar a Linux nuestro correo Exchange 2000.
      pero nos ocurre el siguiente.
      a la hora de un usuario Exchange consultar el calendario del otro usuario migrado que generamos un contacto en AD para esto con un ruteo incluido
      responde el Exchange diciendo que no existe calendario en vez del Free/Busy de Linux y si ponemos un contacto@dominioX responde el free/busy..
      hay forma de tocarle algo al Exchange para que cuando uno consulte a un contacto no responda este y responda el free/busy??

    7. Lisandro, muchas gracias por participar del blog.
      Respecto a tu pregunta, realmente no lo se. Nome ha tocado trabajar migrando exchange a linux (si a la inversa).

      Te recomendaria que busques documentacion de tu nuevo proveedor de mail (el de linux) que deberia tener detallados los procedimientos de migracion.

      Disculpa por no haberte podido ayudar.

      Saludos.

    8. Roberto, muchas gracias a vos por ayudarme de todas formas.
      la verdad es un excelente laburo el que haces y me salvaste varias veces.

      en cuando averigue la forma te escribo la solucion 😉

      Saludos
      LT

    9. Buenas tardes, entiendo bien como ver 2 calendarios unificados y exportar los calendarios. Una consulta como puedo copiar un calendario alterno al calendario principal.

      Con la opcion de copiar calendario lo copia, pero genera otro calendario , eso no deseo hacer, lo q quiero es q lo chanque al calendario predeterminado no que copie otro calendario.

      Muchas gracias de antemano

    10. Doris, muchas gracias por participar del blog, y te animo a seguir viendo los videos y el material que estoy publicando.

      Lo que quieres hacer podrias hacerlo de la siguiente manera, en el calendario que queres copiar, selecciona ver, y luego por categorias. Ahi podras pintar todos los elementos de una forma sencilla, y luego lo arrastras al nuevo calendario donde quieres copiarlo, presionando el boton derecho del mouse. Al soltarlo tendras las opciones de copiar o mover, y listo.

      Espero que te sirva. Saludos.

    11. Tengo un problema y es que tengo varios calendarios compartidos y cuando me llega una reunion a mi al a arrastrar la cita al calendario compartido me sale COPIAR:”nombre de reunion” eso de copiar solo me pasa en un pc… en los otros no… no se como solucionarlo

    12. Burton, muchas gracias por participar del blog y hacer que crezca la comunidad. Disculpa por la demora en contestar pero estoy medio complicado con los tiempos.

      que te aparece? copiar/mover/cancelar? Si es asi es porque lo haces con el boton derecho presionado. De ultima podrias copiarlo.

      Espero que te sea de utilidad. Saludos

    13. Hola buenos días, tengo un problema. pues tenemos una relacion de confianza bidireccional entre dos dominios y en uno de ellos tenemos varias salas que se reservan a traves del calendario. ¿Como puedo acceder a dichos calendarios del otro dominio?.

      Gracias.

    14. David, gracias por participar del blog.

      Si la relacion de confianza esta bien, no deberias tener problemas para ver recursos entre los dominios. Lo que debes verificar es que el usuario le de permisos al usuario del otro dominio con el cual quiere compartir el calendario.

      Saludos.

    15. Saludos.. Tengo un problema : tengo varios calendarios en outlook 2010, pero no me aparecen todos en pantalla solo me aparece el predeterminado pero en ese no cargo informacion.
      Los avisos de los calendarios me aparecen pero las citas no se ven en Hoy…
      Que puede ser..??

    16. Leo, disculpa la demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      Te cuento que siempre los alertas corresponden al calendario por defecto (generalmente el del buzon(mailbox)) el asociado al exchange. Lo que si puedes ver varios calendarios tildando el checkbox que tienes en los distintos calendarios que tenes (esto en office 2010).

      Espero te sirva, Saludos.

    17. Roberto , muchas gracias por anticipado. Mi problema (llevo tres días intentando solucionarlo) es que en carpetas personales-outlook para hoy no consigo que me aparezcan los datos del calendario de los siete dias que lo tengo configurado. Es el2007. Al intentar arreglarlo, en calendarios cada vez me aparecen mas calendarios, pero sólo en uno estan los datos. Me parece que ese “uno”, no es el que debería reflejarse en outlook para hoy, porque si pincho en ese calendario se me abre uno de un formato diferente y en el que dice que no hay datos.
      Un saludo

    18. Guillermo, disculpa mi demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      No se te entendi bien. Cual es tu problema, no recibis los avisos? Tene en cuenta que el calendario principal es el que corresponde a tu buzon.

      Cualquier cosa volve a preguntarme, y dame mas info.

      Muchas gracias por participar del blog y ayudar a que siga creciendo! Te cuento que hay mucho material en el.

      Te invito a que veas los labs, videos, tutoriales, notas. Si querés buscar un tema o necesitas ayuda, tenés la solapa AYUDA donde explico un poco como hacerlo, sino también tenés el buscador de google.

      Espero te sean de utilidad. Saludos!

    19. Muchas gracias Alexander por compartir tu opinion y colaborar para que el blog crezca dia a dia.

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    20. Roberto Di Lello

      Me gustaria saver si me puedes ayudar tengo un cliente que tiene offices 2010 en el outlook el archivo pst se daño cree uno nuevo y esporte el calendario ahora tiene dos como hago para que solo tenga uno me podrias hayudar.

      Gracias.

    21. Cesar Aguilar,disculpa mi demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      Lo que debes hacer es ir a un calendario, cambiar la vista y seleccionar por categoria. Asi veras en unos cuantos items todo lo que tengas en el calendario. Una vez que haces esto, debes mover esos elementos al calendario que deseas dejar activo y eliminarlo despues de que se movieron todos. Se entiende? Espero que si… cualquier cosa volve a escribirme.

      Aprovecho la oportunidad para agradecerte por participar del blog y ayudar a que siga creciendo; y te pido que nos ayudes a difundirlo con tus amigos y contactos! Te cuento que hay mucho material en el.

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    22. Buenas tardes Roberto.
      Mi pregunta es la siguiente:
      Debido a que tuve que recetear la maquina, perdi la configuracion del outlook que uso a diario y que no se como cambiarlo.
      Al instalar nuevamente el outlook 2007 se configuro de una manera distinta a la que ya estaba acostumbrada.
      Me aparecieron 2 calendarios: uno con el nombre de `calendario´y otro con el nombre de `calendar´. Yo empece a anotar todo en calendario y cuando quise hacer la sincronizacion con el ipad no me paso nada.
      Probe de hacer una cita en calendar y lo tomo.
      Pero el otro problema que surgio es que tooda la agenda del año pasado me cambio los horarios, que me es imposible recuperar.
      Me gustaria que me des una ayuda para pasar todo lo de calendario a calendar.
      Espero que me hayas entendido mi pregunta.
      Muchas gracias!

    23. Estimado Roberto,
      tengo compartido mi calendario con varios colaboradores.
      Quisiera que ellos solo pudieran ver que el horario está ocupado, pero no el contenido de la cita. pero no quiero colocarla como privada. Es la única manera que tengo de tener privacidad?
      Gracias
      Cecilia

    24. Maria, disculpa mi demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      No hay problema. Lo que debes hacer es ir al calendario que queres eliminar, y seleccionas en la vista “ver por Categorias” ahi podras tener en una sola linea (donde esta el -) todas las citas. Entonces las seleccionas con el boton derecho, y sin soltar el boton las arrastras al calendario definitivo. Te aparecera una ventana que dice copiar, mover o cancelar; ahi seleccionas mover (o copiar, esto es a tu gusto) y listo. Todas las citas viejas y futuras seran movidas al nuevo.

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    25. Cecilia, disculpa mi demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      Es medio dificil lo que pedis. Los permisos/perfiles que te deja administrar el calendario de Outlook son los siguientes: Propietario, editor de publicacion, editor, autor de publicacion, autor, autor no editor, revisor, colaborador, ninguno. Igualmente podes ir permitiendo y bloqueando algunas cosas mas. Seria cuestion de ir viendo que perfil encaja justo para tus necesidades.

      Igualmente, te paso un link que te podria servir: Permitir que otra persona administre su correo y su calendario http://office.microsoft.com/es-es/outlook-help/permitir-que-otra-persona-administre-su-correo-y-su-calendario-HA010075081.aspx

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    26. Muchas gracias. No te puedes imaginar lo que llevaba buscando esta información, porque no me podía ni imaginar que era convirtiéndolo en archivo de DOS. Saludos

    27. Josep, Gracias!

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      Espero te sean de utilidad. Buen comienzo de año. Saludos!

    28. Hola, buenos días.
      Mi pregunta es sobre la sincronización entre el caledario local de mi Outlook 2007 y el calendario de mi buzón Exchange.
      Tengo configurado como Bandeja de entrada predeterminada un fichero .pst en mi PC, todo el correo que llega a mi buzón de Exchange se descarga directamente al .pst de mi equipo en cuanto me conecto.
      El problema es con las citas en el calendario. Cuando me mandan una cita para una reunión, si la acepto queda registrada en mi calendario local, pero no se sincroniza con el calendario que veo cuando uso el OWA.
      ¿Hay alguna forma de que las citas se registren automáticamente en el calendario del OWA además de quedar en mi calendario local? O sea, mantener el calendario que veo en el OWA sincronizado con el mío local.
      Pero quiero seguir utilizando mi .pst como bandeja de entrada por defecto.
      Gracias.

    29. Rafael, disculpa mi demora en contestar pero estuve medio complicado con los tiempos.

      El tema es que si baja todo el contenido de tu mail (mensajes, calendario, etc) a un pst, no podras verlo en el OWA. Por eso, generalmente los usuarios que utilizamos OWA frecuentemente, tenemos por un lado nuestro BUZON (en el server) que es el que sincroniza toda la informacion y ademas un PST, local a modo de almacenamiento y cada tanto vamos moviendo los mensajes, de forma manual o programa, al pst para que no se nos llene el buzon.

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      Espero te sean de utilidad. Buen comienzo de año. Saludos!

    30. a modo de agradecimiento, me salvaste con la explicacion y los comentarios de los usuarios. segui metiendole fichas que esta muy buena la pagina. saludos!

    31. Nicolas, muchas gracias por tu comentario ayuda a seguir adelante. Quiero agradecerte por participar del blog y ayudar a que siga creciendo; y te pido que nos ayudes a difundirlo con tus amigos y contactos! Te cuento que hay mucho material en el. Te invito a que veas los labs, videos, tutoriales, notas. Si querés buscar un tema o necesitas ayuda, tenés la solapa AYUDA donde explico un poco como hacerlo, sino también tenés el buscador de google.

      Saludos!

    32. Hola Roberto, cómo estás?

      Te hago una consulta. Yo tenía una solo cuenta y ahora he agregado otra al outlook.

      Esto me ha generado 2 calendarios.

      Yo lo que necesito es definir uno solo principal y el otro no usarlo o bien eliminarlo.

      Lo que quiero es que tanto cuando me mandan cita por una cuenta o la otra siempre vaya a un mismo calendario.

      Espero puedas ayudarme.

      Muchas gracias, Walter

    33. Walter, es medio complicado lo que necesitas. Por ahi hay algun soft de 3eros que lo haga pero desconozco.

      El tema es que la cuenta de mail y su calendario esta asociada a un user y vos tenes 2. deberias definir uno como principal y despues ver que podes hacer. Si la otra cuenta no la publicas en la gal, si generas alguna regla que forwardee las citas a otro usuario o que otra opcion tenes.

      el problema es que si alguien te envia una cita al user2 nunca te enterarias, salvo que la gente invite a las dos cuentas. Ahora si siempre utilizas el calendario del outlook, lo bueno es que verias la combinacion de los dos usuarios en uno.

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      Espero te sean de utilidad. Buen comienzo de año. Saludos!

    34. Roberto,

      Primero que nada, felicitaciones por el blog y por tu constancia para contestar las consultas.

      Tengo dos calendario uno para el trabajo y otro para lo personal. Mi problema es que cuando alguien crea una convocatoria y ve mi tiempo ocupado, sólo le aparecen como tiempo ocupado aquellas citas que yo tengo en el calendario del trabajo y ninguna de las las citas de mi calendario personal (obviamente, me refiero a citas que fueron creadas como “ocupado” en ambos casos).

      Yo quisiera que el tiempo ocupado por citas en mi calendario personal también aparezca como ocupado para todas las vistas.

      Te parece que tenga solución?

    35. Marcos, disculpa mi demora en contestar pero estoy poniendome al dia con todos los mails y consultas via Web que tengo pendientes.

      Con este tema, hay que ver que preferis. Si tenes varios calendarios, siempre el default es el que te envia las notificaciones y por ejemplo, el que sincroniza con tu dispositivo movil.

      Lo que deberias hacer es fijarte que posibilidad tenes de unificar los calendarios, y darle los permisos necesarios sobre el mismo a tus colaboradores. Espero que te sirva de ayuda.

      Muchas gracias por tus comentarios.Aprovecho la oportunidad para agradecerte por participar del blog y ayudar a que siga creciendo! Te pido que difundas la direccion del mismo asi podeos llegar a mas gente. Te cuento que hay mucho material en el. Te invito a que veas los labs, videos, tutoriales, notas. Si querés buscar un tema o necesitas ayuda, tenés la solapa AYUDA donde explico un poco como hacerlo, sino también tenés el buscador de google.

      Saludos y gracias!

    36. Roberto, muchísimas gracias por la utilísima explicación. De verdad que me ha resultado de gran ayuda.
      Un abrazo desde Barcelona.

    37. Alberto, muchas gracias por participar.

      Aprovecho la oportunidad para agradecerte por participar del blog y ayudar a que siga creciendo; y te pido que nos ayudes a difundirlo con tus amigos y contactos! Te cuento que hay mucho material en el. Te invito a que veas los labs, videos, tutoriales, notas. Si querés buscar un tema o necesitas ayuda, tenés la solapa AYUDA donde explico un poco como hacerlo, sino también tenés el buscador de google.

      Espero te sean de utilidad. Saludos!

    38. Buenos días Roberto,

      Desconozco el protocolo ya que es la primera vez que solicito ayuda pero ahí va la pregunta:
      Cada año, al cambio de ejercicio constato con impotencia como las citas del agenda de Outlook 2007 desaparecen, a excepción de las citas con repeticion.
      Se puede conservar las citas de años anteriores ?? es un tema de configuración ??

      Te agradecría mucho tu asesoramiento al respecto.

    39. Delfina, disculpa mi demora en contestar pero estuve con algunos temas de salud, y estoy medio complicado con los tiempos y voy respondiendo de a poco a medida que puedo.

      Respecto a tu pregunta, verifica que no tengas configurado un autoarchivar en tu outlook. Esto generalmente depende del cliente de outlook que utilizas. Cualquier cosa volve a escribirme.

      Aprovecho la oportunidad para agradecerte por participar del blog y ayudar a que siga creciendo! Te pido que difundas la direccion del sitio y mi twitter @RaDiansBlog, asi sumamos mas gente. Te cuento que hay mucho material en el. Te invito a que veas los labs, videos, tutoriales, notas. Si querés buscar un tema o necesitas ayuda, tenés la solapa AYUDA donde explico un poco como hacerlo, sino también tenés el buscador de google.

      Saludos y gracias!

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